هر دانشجو داراي دو پرونده (پذيرشي و آموزشي) مي‌باشد.
1- پرونده پذيرشي: اين پرونده در بدو ورود دانشجو به دانشگاه تشكيل مي‌گردد و شامل مدارك اوليه ثبت‌نام، اصل گواهينامه موقت مقطع كارشناسي، تائيديه تحصيلي، ريز نمرات مقطع كارشناسي و برگ وضعيت معافيت تحصيلي از نظام وظيفه مي‌باشد كه بعد از اتمام ثبت‌نام اوليه و كنترل تمامي موارد مورد نياز در بايگاني آموزش كل دانشگاه نگهداري مي‌گردد.
2- پرونده آموزشي: اين پرونده تا پايان زمان فارغ‌التحصيلي در دانشكده محل تحصيل دانشجو نگهداري مي‌شود و شامل كليه مدارك و مستندات آموزشي مورد نياز در طول زمان تحصيل مي‌باشد.
روند فارغ‌التحصيلي دانشجو:
1- بررسي پرونده آموزشي
در اين مرحله پرونده آموزشي دانشجو به صورت كامل اعم از تطبيق دروس گذرانده شده در كارنامه تحصيلي دانشجو با سرفصل وزارت علوم، تحقيقات و فناوري در همان رشته، سنوات تحصيلي دانشجو و نيز حسن اجراي آئين‌نامه‌ها و مصوبات مورد بررسي قرار مي‌گيرد.
2- بررسي پايان‌نامه و مقالات
در اين مرحله، پايان‌نامه كه بايستي دقيقاً مطابق با شيوه‌نامه نگارش دانشگاه (آئين‌نامه نحوه نگارش پايان‌نامه( تهيه و تدوين شده باشد، مورد بازبيني قرار مي‌گيرد. علاوه بر بررسي نحوه نگارش پايان‌نامه، از لحاظ سرقت ادبي (Plagiarism) نيز دقيقاً بررسي مي‌گردد. در انتها نيز CD ارسالي كه بايستي حاوي فايل Word و PDF پايان‌نامه و در صورت وجود مقاله، فايل مقاله و نيز فايل پوستر پايان‌نامه باشد بررسي مي‌گردد.
*توجه: دانشجويان گرامي پايان‌نامه خود را جهت بررسي به ايميل thesis.check@put.ac.ir ارسال نمايند.
*تذكر: آن دسته از دانشجویانی که پایان‌نامه ایشان به زبان فارسی نگارش شده است، ابتدا به سايت Tik.Irandoc.ac.ir جهت دريافت فايل همانندجو مراجعه نموده، پس از آن نتيجه مشابهت‌يابي را به همراه فايل word پايان‌نامه به ايميل thesis.check@put.ac.ir ارسال نمايند.
3- مرحله نهايي فارغ‌التحصيلي
در اين مرحله در صورتي كه دانشجو مراحل قبلي را به درستي و بدون هيچ مشكلي طي كرده باشد از دانشگاه فارغ‌التحصيل مي‌گردد. در غير اين صورت اگر در هر كدام از مراحل فوق پرونده، پايان‌نامه و يا CD دچار اشكال باشد به دانشكده مربوطه برگشت داده مي‌شود تا نسبت به رفع نواقص اقدام نموده و مجدداً به دفتر تحصيلات تكميلي ارسال نمايند.
4- نامه لغو نظام وظيفه
پس از اتمام مراحل فارغ‌التحصيلي براي دانشجويان ذكور در صورت نداشتن كارت پايان خدمت يا معافيت، لازم است كليه دانش‌آموختگان جهت ثبت درخواست لغو معافيت تحصيلي، به سامانه آموزشي دانشگاه مراجعه و پس از ورود به سيستم در منوي پيشخوان خدمت درخواست خود را ثبت و پيگيري نمايند.
لازم به ذكر است كه پرونده‌‌هايي كه از نظر پذيرشي داراي نقص باشند، امور مربوط به فارغ‌التحصيلي و حتي بررسي پرونده به بعد از رفع نقص موكول مي‌گردد (براي اطلاع از نقص احتمالي، به قسمت نواقص پرونده در امور پذيرش و مشمولين در سايت دانشگاه (كليك نمائيد) مراجعه شود).
آدرس سامانه آموزشي دانشگاه: http://edu.put.ac.ir
5- نامه تامين نيروي انساني وزارت نفت
در اين مرحله، نامه‌اي به اداره تامين نيروي انساني وزارت نفت مبني بر فارغ‌التحصيلي دانشجو جهت انجام كاريابي ارسال مي‌گردد. لازم به ذكر مي‌باشد اين نامه به هيچ عنوان به دانشجو تحويل داده نمي‌شود و آموزش دانشگاه شخصاً اين نامه را ارسال خواهد نمود.
توجه: از دانشجويان محترم تقاضا مي‌گردد در طول تمام مراحل فوق به منظور تسريع در روند فارغ‌التحصيلي به هيچ عنوان به دفتر تحصيلات تكميلي دانشگاه مراجعه نفرمايند. كارشناسان تحصيلات تكميلي پس از انجام بررسي‌هاي فوق و آماده شدن نامه‌ها و يا در صورت بروز مشكل، در صورت نياز، با دانشجو تماس خواهند گرفت.